Bedrijfsvoering

Binnen de afdeling Bedrijfsvoering zijn de volgende taken opgenomen, Financiën, I&A, Facilitair, Juridische Zaken, Inkoop, Vastgoed Regiozaken, Coördinatie subsidies en Privacy. De afdeling richt zich primair op het ondersteuning bieden aan de overige afdelingen Samenleving, Ruimtelijke Ontwikkeling en Openbare Werken en organisatie brede activiteiten. Hierna worden een aantal onderwerpen voor 2022 specifiek benoemd.

Huisvesting
De huisvesting van het gemeentelijk bestuur en haar organisatie blijft voortdurend de aandacht hebben.
In de zomer van 2021 is het VCS ontruimd en met ingang van september vergadert de raad in de PX. Een geheel nieuwe situatie voor meerdere partijen. Ten tijde van het publiceren van deze begroting zijn de eerste ervaringen bekend. Als gevolg van het vertrek uit het vergadercentrum is er in de Deimpt –tijdelijk- ruimte gevonden als vergaderlocatie t.b.v. de gemeentelijke organisatie. Een belangrijke ontwikkeling in 2021, het werken binnen de regels van COVID19 heeft effect op de behoefte aan huisvesting t.b.v. de gemeentelijke organisatie. In 2021 is, in opdracht van de raad, een opdracht gestart naar de behoefte aan huisvesting voor de gemeente in brede zin (met als basis een visie op dienstverlening). In dit onderzoek zullen verschillende aspecten meegenomen worden, waaronder de mogelijkheden om thuis te werken. De verwachting is dat COVID19, met de kennis van nu, structurele gevolgen zal hebben voor de wijze van werken, vergaderen en daarmee de totale behoefte aan huisvesting en het faciliteren van medewerkers. Bij het huisvestingsvraagstuk moet daarnaast rekening worden gehouden met aangescherpte eisen voor energieverbruik (labels) en duurzaamheid van kantoorgebouwen.

Vastgoed
Verkoop van gemeentelijk vastgoed is geen doel op zichzelf, net zo min als behoud van eigendom. De (strategische) meerwaarde voor de gemeente en het algemeen belang bepalen de keuze om vastgoed al dan niet af te stoten. Het behoud en de versterking van eventuele monumentale waarde zijn zwaarwegende aspecten bij de afweging.
In 2022 staat actualisatie van het in 2018 opgestelde vastgoedbeleid op het programma. Het team Vastgoed werkt daarnaast aan verdere professionalisering van beheer en onderhoud van de gemeentelijke gebouwen door centrale focus en volledige regie. Door de plek van dit team in de organisatie kan het professioneel en onafhankelijk adviseren. Het afstoten van vastgoed dat niet bijdraagt aan de kerntaken van de gemeente, zoals woningen wordt ook in 2022 gecontinueerd.

Algemeen juridische zaken
Het team Algemeen Juridische Zaken heeft een interne vraagbaak- en adviesfunctie. Zij adviseert het bestuur, management en afdelingen. Ook is bij AJZ het secretariaat van de klachten- en bezwarencommissie belegd en de uitvoering van de ‘bijzondere wetten’, zoals de Algemene plaatselijke verordening Edam-Volendam, de Wet op de kansspelen, de Alcoholwet (sinds 1 juli 2021 de opvolger van de Drank- en Horecawet) en de Wet openbaarheid van bestuur.

Naast deze reguliere taken spelen een aantal ontwikkelingen binnen dit taakveld die niet onvermeld mogen blijven.

De coronamaatregelen maken dat voor wat betreft de horeca en evenementen extra werkzaamheden moeten worden verricht. Ook omdat de maatregelen regelmatig aangepast worden. Denk hierbij met name aan het mogelijk maken van de kleinere evenementen met inachtneming van de geldende beperkingen. Rondom de wedstrijden van FC Volendam vindt intensief vooroverleg plaats met alle betrokken partijen (ook met de bezoekende club) om de wedstrijden in goede banen te leiden. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met de voor dat moment geldende coronamaatregelen.

Medio 2021 is de wetgeving gewijzigd op het gebied van digitaal bekendmaken. Wettelijk voorgeschreven bekendmakingen moeten sindsdien digitaal plaatsvinden in het Gemeenteblad Edam-Volendam. Anders is de bekendmaking niet rechtsgeldig. Op grond van de nieuwe wetgeving moeten alle (ook de bestaande) beleidsregels per medio 2022 eveneens digitaal beschikbaar komen. Voor verordeningen geldt deze verplichting al veel langer.

Door AJZ wordt ten behoeve van de gehele organisatie de invoering van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (naar verwachting medio 2022) voorbereid. Deze wet geeft de burger het recht om elektronisch berichten aan een bestuursorgaan te zenden op een door het bestuursorgaan bepaalde wijze. Bezien wordt welke maatregelen getroffen moeten worden om aan de verplichtingen van de nieuwe wet te voldoen. Dit laatste geldt ook voor de invoering van de Wet open overheid (Woo), die de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zal vervangen. De invoering van die wet is ook naar verwachting medio 2022.

Inkoop
Een jaar eerder dan de in het coalitieakkoord geformuleerde ambitie is over 2020 een goedkeurende accountantsverklaring zonder beperkingen op het gebied van rechtmatigheid verkregen. De inspanningen van de afgelopen jaren op dit gebied hebben hun vruchten afgeworpen. Het is thans zaak dit vast te houden. Alle inkopen van de gemeente moeten rechtmatig zijn en blijven. Dit betekent dat ook de komende jaren de nodige inspanningen noodzakelijk zijn en blijven, zoals:

• Het verbeteren van de doelmatigheid van aanbestedingen door o.a. waar mogelijk raamcontracten te sluiten, marktonderzoeken te doen, etc.
• Consolidatie van het rechtmatig in de markt zetten van 'Inhuur van Derden'.
• Het borgen, binnen de gemeentelijke organisatie, van de 'inkoop functie'  met heldere bevoegdheden en richtlijnen.
• Het verbeteren van de sturingsinformatie waardoor de organisatie 'in control' blijft waar het gaat om inkoop en aanbesteding
• Een goed beheer en management van contracten.

De opleiding van de eigen formatie op het gebied van inkoop is in 2020 in gang gezet, maar nog niet afgerond. Het zal ook in 2022 –naar verwachting- nog nodig zijn externe expertise in te blijven huren om de medewerkers te coachen en te begeleiden.

ICT
“De afdeling Bedrijfsvoering wil op het gebied van ICT een vooruitstrevende speler blijven. Wij zijn vaak pilotgemeente bij nieuwe ontwikkelingen, willen graag meedenken en nemen actief deel aan ontwikkelplatforms. ICT werkt nauw samen met informatiebeveiliging en privacy. Het verbeteren van de service- en dienstverlening op het gebied van ICT, zodat deze de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering optimaal kan ondersteunen, is de ambitie.
Vanuit die ambitie zijn de volgende doelen gesteld:

1. Basis IV-infrastructuur op orde en planmatig door ontwikkelen;
2. ICT-dienstverlening servicegericht verbeteren voor optimale ondersteuning;
3. ICT-services moeten voldoen aan wet- en regelgeving;
4. Efficiënter en effectiever samenwerken;
5. Beschrijven en up-to-date houden van werkprocessen.

Door de ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie, techniek en maatschappij zijn dit meer continue processen geworden in plaats van tijdelijke acties.
In het strategisch beleidsplan “Informatiestrategie 2017-2022” zijn de visie en missie op de ICT weergegeven. Samen met de beleidsuitgangspunten en vijf doelstellingen (basis op orde, informatie toegankelijk, ontwikkeling informatiesystemen, het nieuwe samenwerken en Verwachtingen +).
In 2020 is het strategisch beleidsplan door een extern bureau getoetst. In het eindrapport van dit externe bureau zijn ook de beleidsuitgangspunten en doelstellingen geëvalueerd en waar nodig bijgesteld inclusief de eventuele consequenties voor de projectenkalender.
Omdat de ICT-ontwikkelingen de komende jaren verder in vogelvlucht zullen gaan, worden de Informatiestrategie, de beleidsuitgangspunten en doelstellingen jaarlijks geëvalueerd.
De verdergaande digitalisering gaat gepaard met steeds meer interactie tussen onze inwoners en de gemeente.
Er wordt niet alleen informatie verstrekt maar er kan ook - digitaal - op gereageerd worden. De gemeentelijke dienstverlening zal daarmee steeds meer digitaal gaan plaatsvinden, wat direct betekent dat ook de gemeentelijke organisatie aan de achterkant steeds meer digitaal en zaak- en proces gerichter moet gaan werken.
Nieuwe ontwikkelingen en wetgeving dwingen de gemeente innovatief, flexibel en wendbaar te zijn.
Denk hierbij aan de wet Open Overheid, Digitale toegankelijkheid, de wet Elektronische publicaties en datagestuurd werken.”

Informatiebeveiliging
Grote cyber incidenten zijn tegenwoordig aan de orde van de dag. Diverse gemeenten, zoals gemeente Lochem en ‘t Hof van Twente, hebben dit helaas aan den lijve ondervonden. Dit had een behoorlijke impact op de dienstverlening van de gemeenten. Dit willen wij uiteraard binnen de gemeente Edam-Volendam zoveel mogelijk voorkomen en hebben daarom reeds diverse maatregelen genomen. Echter de ontwikkelingen op ICT gebied, het veranderende werken, de dynamische “boze” buiten wereld zorgen continu voor nieuwe uitdagingen op het gebied van informatiebeveiliging.

In het informatiebeveiligingsplan 2022 is er daarom aandacht voor concrete maatregelen op het gebied  van mens (medewerkers), techniek (informatiesystemen, netwerk etc.) en organisatie (beleid en processen). Andere onderwerpen die hierin zijn opgenomen, zijn onder andere de jaarlijkse informatiebeveiligingstesten, de zelfevaluatie ENSIA, ontwikkeling en evaluatie van het beleid  en het bewustwordingsprogramma.

Privacy
Op het gebied van privacy en bescherming persoonsgegevens is en blijft van belang dat men zich bewust is van de risico’s die kunnen optreden bij (bovenmatige) persoonsgegevens verwerking.
In 2021 trad naar aanleiding van de Toeslagenaffaire het voltallige kabinet Rutte-III af. Naar buiten was gekomen dat onder meer de ‘tweede nationaliteit’ werd verwerkt bij de fraudetool die de Belastingdienst in gebruik had genomen. Ook was prominent in het nieuws het datalek bij de GGD, waarbij privé gegevens – van miljoenen  burgers die waren getest – illegaal werden verhandeld. Dit soort voorbeelden uit de media geeft aan wat de impact kan zijn voor burgers wanneer processen niet goed in kaart zijn gebracht door een organisatie of onvoldoende naar de privacy risico’s is gekeken. Tegelijkertijd zullen we scherp moeten blijven in de samenwerking met externe partijen en goede afspraken maken over verwerking persoonsgegevens.

In het jaarprogramma Privacy 2022 wordt daarom de nadruk gelegd op de volgende zaken:

Intern

1. Continueren van het uitvoeren van risico analyses (DPIA) op de werkprocessen;
2. Continueren bewustwordingsprogramma binnen de organisatie;
3. Evaluatie beleid en aanpak.

Extern

4. Regionale samenwerking met andere gemeenten;
5. Controleren van verwerkersafspraken met leveranciers;
6. In kaart brengen of opstellen van samenwerkingsverbanden met partijen die op voet van gelijkheid staan met de gemeente;